직장인 회의록 작성법, 회의록 그냥 받아 적으면 안됩니다

회의록, 그냥 받아 적으면 안됩니다.

일 잘하는 센스를 보여줄 수 있는
가장 강력한 도구, 회의록

 

회의에서 회의록을 작성하는 일은 보통 인턴이나 발제를 하지 않는 사람들의 몫으로 돌아갈 때가 많다.

이럴 때 회의에서 나온 말들을 주루룩 받아 적어 놓게 되면 나중에 내용을 확인해야 할 때 다시 보기 싫을 뿐아니라 원하는 내용을 찾기 어려워진다. 반대로 정말 잘 정리된 회의록 하나가 전체 프로젝트의 방향성을 잡는 지도의 역할을 톡톡히 해내기도 한다.

정신 없는 와중에 깔끔하게 정리된 회의록은 가장 겸손하고도 강력하게 일센스를 보여줄 수 있는 툴이 될 수 있으므로 나의 회의록 기록법을 공유해 본다.

 

1.메모장에서 노션으로 옮기고 다듬기

 

일단 회의 중 실시간으로 정리를 완벽하게 하는 것은 불가능하다. 메모장이나 노션에 줄글로 사람들이 하는 말을 주룩 받아 적는다.
그 다음 이 메모장 내용을 그대로 노션(회의록)으로 옮겨와복붙하고, 잘못 기입된 내용들을 수정하고 다듬는다.

 

2.대화 주제를 소제목으로 분류하기

회의 내용을 다시 읽으면서 이 대화의 내용이 어떤 주제에 관한 것인지를 복기하며 소제목을 만든다.산발적으로 이야기한 것 같아도
다 주제가 있다. 흐름에 따라 따라 소제목1, 소제목2로 구분한다. 

예) 캠페인 리뷰(소제목1) > 리즈 애즈 캠페인 (소제목2) >리즈 애즈의 단점(소제목3) > 리즈 애즈 활용하는 법(소제목3)

 

3.액션 아이템 발라내기

회의록이 빛을 발하는 단계가 바로 이 단계이다. 회의는 신나게 했는데 그래서 우리가 뭘 해야하지?를 모르는 것만큼 허탈한게 없다. 회의에 따라 액션 아이템이 많이 나오지 않을 수는 있어도 아예 안나올 수는 없기 때문에 회의 중간중간 액션 아이템으로 빠질 수 있는 이슈들은 따로 기록을 해두자. 

대화 내용 중에 액션 아이템으로 나올 수 있는 것들은 콜아웃 기능을 활용해서 아래에 따로 적고, 사람마다 역할이 다르다면 액션 아이템 옆에 (괄호)를 치고 담당자를 태깅한다.

 

4.액션 아이템 리스트업 하기

주제별로 액션 아이템을 발라 냈다면, 이제 내가 할 일을 따로 리스트업을 한다. 회의록을 오가며 액션 아이템을 체크하면 놓칠 수 있으므로 투두 리스트 기능을 활용해서 따로 정리해둔다.

리스트업을 한 뒤에는 어떤 주제와 관련된 액션 아이템인지 적고 진행 상황에 따라 투두 리스트를 지워 나간다.

 

5.관련자 태깅 및 리마인드 주기

회의록은 혼자 보는 문서가 아니므로 회의 내용에 관련이 있는 사람이라면 태깅이나 슬랙을 통해 회의록을 다시 공유한다. 
이를 통해 회의 내용 중 내가 이해한 것이 맞는지 확인할 수도 있고, 회의에 참석하지 않았던 사람에게는 캐치업을 해줄 수도 있다.
문서 공유 전에는 틀린 내용이 없는지(특히 숫자) 확인한다.특히 의사 결정권자가 회의에 참석하지 않은 경우에는 회의에서 나온 액션 아이템들이 실행에 옮겨지기 전에 회의 내용을 공유해서 헛 수고하는 일이 없도록 한다. 

 

 

물론 스탠드업 미팅이나 브레인 스토밍 회의의 경우 이런 방식의 정리보다 불렛 포인트 혹은 포스트잇 등이 더 적합할 수 있다.
하지만 여러 시행착오를 통해 여러 사람이 관련된 프로젝트의 경우 약간의 시간을 들여 회의록을 잘 정리해두는 것이 이후 커뮤니케이션에서 어마어마한 시간을 아낄 수 있는 방법이라는 것을 배웠다.

 

또 주변에 기록을 잘 하는 사람들과 이야기를 나누다 보면 회의록 작성이 그 기록의 시작인 분들이 많다. 회의록을 잘 작성하는 것만으로도 적극적인 일의 태도를 만들 수 있는 뼈대가 되고 그렇게 잘 자리잡힌 습관은 연차가 쌓일 수록 빛을 발하는 것 같다. 어느 정도 습관이 되고나면 회의가 끝나고 10분 정도 앉아서 후루룩 정리할 수도 있게 되기도 하니,이제 막 커리어를 시작한 주니어 분들이라면 꼭! 회의록 기록하는 습관을 만들어 두었으면 좋겠다 :)